Rimborsi spese ai dipendenti / Le nuove normative in tema di tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di tracciabilità delle spese di vitto, alloggio e viaggi per trasferte, in conformità ai commi 81-86 della Legge n. 207/2024 (c.d. “Legge di Bilancio 2025”) che vengono rimborsate ai lavoratori dipendenti.
Anche se nel nostro settore non sono tanti gli Enti che hanno lavoratori dipendenti, si ritiene utile segnalare la novità.
Quindi l’Ente che deve rimborsare al proprio lavoratore dipendente spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea è bene che esegua il loro pagamento con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241. Quindi: con versamento bancario o postale , carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e altri strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso.
Gli effetti fiscali (e altresì previdenziali) della mancata tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto saranno i seguenti:
-imponibilità fiscale e previdenziale del rimborso considerato come “retribuzione” – in capo al dipendente
-indeducibilità IRPEF per i lavoratori autonomi;
-indeducibilità IRES e IRAP del costo per la società, compresi anche i costi rimborsati ai lavoratori autonomi.
NULLA CAMBIA SE IL RIMBORSO AVVIENE IN FAVORE DI UN SOCIO DELL’ENTE O DI UN VOLONTARIO
Si coglie l’occasione per ricordare alcune accortezze per gestire i rimborsi delle spese anticipate da soci e/o volontari:
Regolamentare di volta in volta per un’attività specifica o per una determinata attività continuativa con delibera o con apposito Regolamento:
- con l’indicazione di determinati volontari o di determinate categorie di volontari (es.consiglieri)
- con l’indicazione di limiti massimi
- con specifica della tipologia di spese e documenti da esibire (vitto, alloggio, trasporto, parcheggi,…)
- con la specifica delle modalità di richiesta del rimborso (modalità di presentazione dei documenti di spesa, termini, etc.) anche attraverso un modello predisposto
- con la specifica su rimborso km: Rimborso in itinere per recarsi sul luogo dell’attività associativa, luogo di arrivo e destinazione, tipo mezzo, tariffe ACI o rimborso fisso a km.
Sono in ogni caso vietati rimborsi spese di tipo forfetario (art. 17 co.3 CTS)
Si rammenta l’importanza di avere e tenere regolarmente aggiornato il registro dei volontari
Si ricorda che, ai sensi del comma del predetto art.17 del CTS …” le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso….”.
Si raccomanda anche in tale caso di dotarsi di un apposito regolamento interno che identifichi per i volontari tipologia di spese e attività di volontariato per cui è ammessa questa modalità di rimborso, in modo tale che l’autocertificazione rilasciata possa fare riferimento anche all’attività svolta dal volontario, rientrante tra quelle previste nel regolamento.